MAKALAH ANALISIS SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN DI PT. XYZ

MAKALAH

 ‘’ANALISIS SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN DI PT XYZ"

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

 

Dosen : Doni Irman Syarif, SE, MM

Disusun oleh:

Annida Maulidina ( 2015 – 03 – 0025)

Selpi Setiawati ( 2015 – 03 – 0037 )

Tania Debiana ( 2015 – 03 – 0045 )

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI

PERGURUAN TINGGI LEPISI

Jl. KS Tubun No. 11 Pasar Baru, Tangerang

Telp. 021 – 5589161 / 62, Website: lepisi.ac.id

DAFTAR ISI

Daftar isi

BAB I PENDAHULUAN

1.1.    Latar belakang

1.2.    Rumusan Masalah

1.3.    Tujuan Penulisan

1.4.     Manfaat Penulisan

BAB II PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

2.2. Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan

2.3. Analisis terhadap Sistem Informasi Manajemen pada PT.XYZ

2.3.1.  Sistem informasi manajemen dalam kehadiran karyawan di PT XYZ

2.3.2.  Peranan sistem payroll yang dijalankan pada PT XYZ

2.3.3.  Bagaimana hubungan sistem kehadiran dan penggajian di PT XYZ

BAB III PENUTUP

         3.1. Kesimpulan

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan.Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data).

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Perkembangan teknologi yang semakin cepat membutuhkan sumber daya manusia yang dapat diandalkan serta dapat mengikuti perkembangan dan perubahan-perubahan yang terjadi secara cepat untuk dapat diaplikasikan dalam dunia kerja. Sumber Daya Manusia sebagai salah satu faktor penentu dari proses perkembangan teknologi memegang peranan penting karena merupakan ujung tombak dari perkembangan teknologi, Sumber Daya Manusia yang mampu mengikuti perkembangan teknologi yang semakin berkembang dapat memberikan dampak baik bagi suatu perusahaan.

Begitu juga pada Bagian Personalia / HRD sistem penggajian karyawan harus mengikuti teknologi tidak menggunakan sistem manual, ataupun sistem semi manual menggunakan microsoft excell, untuk itu diperlukan sistem informasi penggajian yang nantinya dapat meng-handle semua pekerjaan yang dilakukan secara manual ataupun semi manual yang membuat proses penggajian bisa lebih efektif dan efesien secara waktu dan tenaga.

1.2.Rumusan Masalah

a.     Bagaimana sistem informasi manajemen dalam kehadiran karyawan di PT XYZ?

b.      Bagaimana peranan sistem kehadiran dijalankan pada PT XYZ?

c.       Bagaimana hubungan sistem kehadiran dan penggajian di PT XYZ?

1.3.Tujuan Penulisan

a.       Dapat mengetahui sistem informasi manajemen dalam mempermudah proses penggajian karyawan;

b.      Dapat mengetahui seberapa efektif sistem penggajian yang digunakan.

1.4.Manfaat Penulisan

a.       Diperoleh suatu gambaran tentang pendapat terhadap kinerja sistem informasi manajemen;

b.      Dapat diperoleh masukan untuk pengembangan;

c.       Sebagai bahan evaluasi.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.  Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan. Sistem Informasi Manajemen berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilkan informasi yang berguna untuk perusahaan. Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.

Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasrnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh manajemen tingkat puncak.

2.2.  Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam perusahaan

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi.

a.       Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaksi melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

b.      Pemrosesan Data

Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

1)      Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.

2)      Menyalin data ke dokumen atau media lain.

3)      Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.

4)      Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

5)      Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.

6)      Melakukan penghitungan.

7)      Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

8)      Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.

c.       Manajemen Data

Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat.

Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.

d.      Pengendalian Data

Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.

e.       Penghasil Informasi

Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

f.       Pengendalian persediaan

Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan, sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada pelanggan disamping meminimasikan investasi dan biaya dalam persediaan.

2.3.  Analisis terhadap Sistem Informasi Manajemen pada PT XYZ

2.3.1.      Sistem informasi manajemen dalam kehadiran karyawan di PT XYZ

Sistem kehadiran karyawan di PT XYZ menggunakan mesin absensi Handkey. Handkey ini merupakan teknologi tangan yang dapat memetakan dan memverifikasi ukuran dan bentuk tangan seseorang dalam waktu kurang dari satu detik. Handkey dapat menangkap bentuk gambaran tangan secara tiga dimensi menggunakan gambar array 32.000 pixel. Pengukuran diambil total 90 faktor, termasuk dari panjang, luas, ketebalan, permukaan dari area jari dan tangan yang diambil.

Algoritma yang canggih dapat menentukan aspek unik dari setiap tangan dan membuat template tangan sembilan bit. Template ini lalu disimpan dan digunakan untuk perbandingannya setelahnya. Kotoran, debu, dan juga lecet yang ada pada tangan tidak akan berdampak besar pada akurasi dari scan telapak tangan. Dan hal tersebut juga tetap dapat dilakukan. Pembaca telapak tangan ini menggunakan sinar inframerah yang memiliki sinar rendah, dan juga kamera CMOS untuk mengambil gambar tiga dimensi dari tangan. Kemudian gambar tersebut akan dikonvert dalam bentuk bit elektronik dan menyimpannya dalam data pemilik telapak tangan tersebut.

2.3.2.      Peranan sistem payroll yang dijalankan pada PT XYZ

Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan departemen personalia dan umum, departemen keuangan, dan departemen akuntansi. Departemen personalia dan umum pertanggung jawab dalam pengangkAtan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarip gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.

Bagian Keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Bagian Akuntansi bertangggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediakan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

Sistem Informasi Manajemen yang digunakan dalam memproses kehadiran karyawan di PT XYZ menggunakan sistem payroll. Payroll berasal dari bahasa inggris yang artinya “daftar gaji”. Namun pengertian payroll yang sebenarnya bukan itu yaitu payroll adalah sebuah administrasi penggajian yang merupakan pekerjaan rutin dan termasuk bagian yang terpenting dari suatu perusahaan yang mempunyai karyawan atau pegawai.

Sistem payroll adalah sistem pengajian pegawai suatu perusahaan yang dibuat untuk mempermudah dan membantu dalam penghitugan gaji secara otomastis menghitung dari uang pokok, uang harian, uang makan, uang lembur dan lain-lain.

Manfaat menggunakan sistem payroll adalah sebagai berikut:

a)      Lebih hemat waktu, yang asalnya penghitungan gaji untuk 100 orang yang bisa menghabiskan beberapa hari bisa dengan cepat di hitung dalam 1hari, kenapa bisa begitu karena di aplikasi payroll telah tersedia penghitugan gaji berdasakan kehadiran yang sudah sinkron dengan alat fingerprint (absensi menggunakan sidik jari) dan terdapat modul lembur yang mempermudah penghitugan gaji berdasarkan berapa harikah si pegawai hadir dan berapa lama dia lembur bisa di htung otomatis dengan menggunakan aplikasi payroll.

b)      Lebih hemat pegawai HRD, biasanya untuk menghitung gaji 100 pegawai dalam 1 hari membutuhkan HRD lebih dari 3-5 orang tapi dengan adanya Aplikasi Payroll yang membantu dalam perhitungan gaji cukup dengan 1-2 HRD yang di butuhkan perusahaan dan dengan lebih cepat dan sedikit karyawan yang di pekerjakan lebih menghemat keungan perusahaan.

2.3.3.      Bagaimana hubungan sistem kehadiran dan penggajian di PT XYZ

Hubungan antara sistem kehadiran yang menggunakan Mesin Handkey dengan penggajian sistem payroll berhubungan erat satu sama lain. Mesin  Handkey  telah dirancang secara khusus dan teliti agar dapat bekerja selaran system payroll. Payroll bekerja sesuai dengan kehadiran setiap karyawan. Kehadiran karyawan yang menggunakan mesin handkey lebih akurat, karena tidak dapat digantikan oleh orang lain harus dengan yang bersangkutan.

Fungsi dari sistem ini :

1.      Proses absensi masuk dan keluar karyawan

2.      Proses pengelolaan data karyawan

3.      Proses pengelolaan data payroll

4.      Proses lembur karyawan

5.      Proses ketidakhadiran karyawan

6.      Proses pembuatan daftar gaji

7.      Proses pembayaran daftar gaji

8.      Proses pendistribusian gaji karyawan

Setiap data absensi karyawan yang masuk kedalam sistem payroll akan diproses secara akurat mulai dari hadir atau tidaknya karyawan sampai dengan lemburan yang dilakukan. Semua data akan diproses secara terinci tanpa ada kesalahan, karena pengabsenan karyawan dilakukan melalui mesin Handkey yang memiliki tingkat keamanan dan kenyamanan yang baik.

Setelah data absen karyawan masuk kedalam sistem payroll, kita dapat mengaksesnya dengan memasukkan nama pada user name dan password, kemudian login. Akan muncul form menu penggajian karyawan, seperti set-up data karyawan, proses penggajian, perhitungan pajak PPH 21, serta laporan tanda terima gaji dan rekapitulasi gaji karyawan.

Setiap data karyawan yang dibutuhkan, akan diinput dalam sistem payroll. Data yang dibutuhkan dalam penginputan sistem payroll, sebagai berikut :

1.      Data karyawan : Nama Karyawan, Nomor Induk Karyawan (NIK), Tempat Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat, Jabatan, Unit;

2.    Data absensi karyawan (masuk dan keluar) : Nama Karyawan, Nomor Induk Karyawan (NIK), Jabatan, Unit, Jam Masuk Karyawan, Jam Keluar Karyawan, Lama Lembur Karyawan.

3.      Data pendistribusian gaji : Nama Karyawan, Nomor Induk Karyawan (NIK), Jabatan, Nomor Rekening Bank Karyawan, Total Gaji.

4.      Data Admin/petugas : Nama Petugas, Nomor Induk Karyawan (NIK), Jenis Kelamin, Tempat Tanggal Lahir.

Setiap karyawan akan memiliki data nya masing – masing, sehingga dalam proses penggajian akan lebih mudah, cepat dan akurat. Kita hanya perlu memasukkan bulan dan tahun kemudian memprosesnya. Dan laporan – laporan yang dibutuhkan bagian HRD akan muncul dalam bentuk print-out, baik slip gaji maupun rekapitulasi perhitungan PPH 21 karyawan.

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Sistem Informasi Manajemen  merupakan sebuah bagian penting dari jalannya suatu pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen dapat menyediakan beberapa informasi bagi orang – orang yang memiliki kebutuhan yang sama atau dibidang yang sama.  Sistem Informasi Manajemen digunakan untuk pengambilan keputusan yang tepat, akurat dan cepat.

Sistem informasi membantu untuk mempermudah pekerjaan menjadi efisien, sehingga banyak dimanfaatkan oleh beberapa perusahan seperti PT XYZ. Karena pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen dalam era globalisasi ini digunakan untuk menjaga kelancaran bisnis perusahaan. Kegiatan utama sistem informasi adalah menerima data sebagai masukan (input), penggabungan unsur – unsur data, pemutakhiran, dan lain – lain hingga akhirnya memperoleh informasi ssebagai keluarannya (output).

DAFTAR PUSTAKA

http://www.gurupendidikan.com/pengertian-fungsi-dan-tujuan-sistem-informasi-manajemen-beserta-contohnya-lengkap/

http://yohanesuswim.blogspot.co.id/2011/11/manfaat-sistem-informasi-manajemen.html?m=1